Cómo hacer el caso de negocio para la automatización de cuentas por cobrar

factura electronicaSi, como muchos de los líderes contables y financieros de hoy en día, está buscando modernizar sus operaciones de cuentas por cobrar, probablemente ya se dé cuenta de que comprometerse e invertir en ese objetivo requiere cierta aceptación por parte de otras partes interesadas. Una de las partes interesadas más importantes y difíciles es, por supuesto, su propio jefe, ya sea un CFO, CEO u otra posición. Cualquiera que sea el rol que ella ocupe, probablemente le importará mucho el ROI. Pero simplemente decirle que es una alta iniciativa de retorno de la inversión no será suficiente, tienes que llevarla al banco.

Habiendo sido seleccionado como un sistema de automatización de A / R para más de 20,000 empresas de todas las industrias y tamaños, esto es lo que vemos como los cuatro pilares más comunes del caso empresarial para la automatización de cuentas por cobrar:

Nos pagarán más rápido

Una de las mejores maneras de medir la rapidez con la que se le paga es en Días destacados de ventas, también conocido como DSO. Si realiza un buen trabajo de automatización de facturación y cobros, a continuación, reducirá su DSO y, por lo tanto, mejorará el flujo de efectivo de la empresa. ¿Qué CEO o CFO no querría eso? Para defender un DSO mejorado, compare una instantánea de su DSO actual con lo que esperaría una vez que implemente un sistema de automatización o una iniciativa de mejora de procesos en general. No podemos hablar por otros proveedores, pero Invoiced, en promedio entre nuestros clientes, reduce el DSO en 14 días.

Ahorraremos tiempo

A los CFO y CEO generalmente les importa la eficiencia, por lo que generalmente significa que también aprecian el ahorro de tiempo. Esto implica poder cuantificar cuántas facturas envía mensualmente o anualmente, cuánto tiempo en promedio emplea el personal por factura, incluido el envío, la búsqueda, la aceptación de pagos y la aplicación de efectivo. Una vez que conozca estos factores básicos, puede investigar o hablar con los proveedores sobre cómo puede esperar que los tiempos de las tareas cambien individualmente y en conjunto. Por supuesto, puede dolarizar ese tiempo en función del costo de esa diferencia en el tiempo total de la tarea. Facturado ofrece una calculadora simple (que incluye mejoras en el cobro de deudas incobrables) que lo lleva a un número muy rápidamente: pruebe la Calculadora de ahorros

Llegaremos a un trabajo de mayor impacto antes.

Si la cantidad de tiempo que normalmente ocupan todas esas tareas menores puede reducirse o incluso eliminarse, los equipos de finanzas y contabilidad podrán trabajar en tareas que no son automatizadas. Por lo tanto, la automatización, en un sentido amplio, no necesariamente obvia los roles, sino que acelera la velocidad a la que se puede realizar el resto del trabajo de ese rol. Una vez que tenga una idea de cuánto tiempo se ahorrará según lo anterior, puede estimar de manera inteligente cuáles proyectos o prioridades no abordadas se podrían trabajar y / o completar. En otras palabras, podría ser valioso expresar el ROI en términos de fechas de finalización aceleradas para proyectos de alta prioridad. Como ejemplo, un cliente de Facturación recientemente nos dijo que, según el tiempo ahorrado en facturación y cobros, liberaron la capacidad de su equipo de finanzas de 10 personas, de manera que redujeron el tiempo que lleva completar sus cierres trimestrales de 14 días a 6 días – y todavía están mejorando.

Brindaremos una mejor experiencia al cliente.

En el mundo de los negocios digitales de hoy, es probable que los clientes de su empresa no se salgan de sus asientos para recuperar el correo, abrir el correo y enviar un cheque por correo. Las llamadas que su empresa a veces necesita hacer para averiguar sobre el estado del pago pueden ser incómodas, tanto para su equipo como para el cliente. La presentación de facturas, los recordatorios y el pago que se entregan completamente a través de una experiencia digital moderna es algo que vemos que los clientes de nuestros clientes abrazan (y recompensan con un pago más rápido). ¿Pero es importante esa experiencia mejorada? Según los datos proporcionados por SuperOffice:

El 86% de los compradores pagaría más por una excelente experiencia del cliente.

El 73% de los compradores dice que la experiencia del cliente es un factor importante en las decisiones de compra.

El 65% de los compradores dice que una experiencia de marca positiva es más influyente que la gran publicidad.

Es evidente que la mejora de la experiencia del cliente no es tan fácil de expresar en términos de amortización en dólares o en tiempo, pero quizás sea una de las formas más profundas para que un equipo de finanzas realice una contribución directa a la misión y el crecimiento de la empresa. Es difícil imaginar a un CEO o CFO que no apreciaría esa idea.

Para cada uno de los cuatro pilares que acabamos de exponer, no siempre será fácil o incluso posible hacer una comparación a nivel de dólar con el costo de una solución o iniciativa de automatización de cuentas por cobrar. Pero cada uno de los pilares se puede cuantificar lo suficiente como para presentar argumentos económicos sólidos que serían bien recibidos por los directores financieros, los directores ejecutivos y las juntas directivas que los hacen responsables de tomar decisiones comerciales inteligentes y oportunas.

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